Cinco tareas que tu negocio puede dejar de hacer a mano

Cuando llevas tu propio negocio, el trabajo no acaba al cerrar. Empieza la otra jornada: la de pasar datos de un sitio a otro, preparar papeles y acordarse de avisar a quien toca. Cada tarea, por separado, parece poca cosa. Juntas son horas.

Estas son cinco que veo a menudo y que se pueden dejar de hacer a mano. En cada una te cuento cómo se hace hoy, cómo queda cuando se hace sola y qué sigue siendo cosa tuya, porque siempre queda algo.

1. Pasar los pedidos a la hoja

A mano: abrir cada correo o cada pedido de la tienda, copiar el nombre, lo que pide y la dirección, y pegarlo en una fila. Si un día vas con prisa, se cuela un número mal o un pedido se queda sin apuntar.

Hecho solo: cada pedido que llega se apunta solo en su fila, con todo en su columna. Tú solo miras la hoja.

Sigue siendo tuyo: el pedido raro, el que viene con una nota o un cambio de última hora. Ese te lo marco para que lo mires tú.

2. Preparar los albaranes, uno a uno

A mano: abrir la plantilla, rellenar los datos del pedido, guardar, imprimir o mandar. Y otra vez con el siguiente.

Hecho solo: de la hoja de pedidos sale cada albarán con tu plantilla de siempre, listo para imprimir o para mandarlo por correo. No cambia de aspecto: es tu documento, solo que ya no lo rellenas tú.

Sigue siendo tuyo: echarle un vistazo antes de que salga, si quieres. Al principio casi todo el mundo lo hace; con las semanas, cada vez menos.

3. Pedir lo que se acaba

A mano: contar, comparar con lo que sueles tener y escribir al proveedor antes de quedarte sin nada. O darte cuenta cuando ya no queda.

Hecho solo: lo que vendes se descuenta solo, y cuando algo baja de lo que decidas te llega un aviso, o el pedido al proveedor preparado para que solo tengas que revisarlo.

Sigue siendo tuyo: contar lo que hay de verdad en el almacén de vez en cuando. Lo roto, lo que se regala o lo que se pierde no lo ve ningún programa.

4. Confirmar las citas de mañana

A mano: mirar la agenda y llamar o escribir a cada uno para recordarle la hora. Y apuntar quién ha contestado y quién no.

Hecho solo: cada persona recibe su recordatorio por correo o por mensaje, a la hora que elijas y sacado de tu agenda, y tú ves quién ha confirmado.

Sigue siendo tuyo: decidir qué haces con quien no contesta. Si además quieres que alguien conteste por ti en WhatsApp y dé las citas, eso tiene su propia página: citas por WhatsApp.

5. Las facturas de la semana

A mano: juntar lo de la semana, hacer cada factura y mandarla a cada cliente.

Hecho solo: las facturas salen de lo que ya tienes apuntado, sean pedidos u horas, y se mandan a quien toca. Tú las revisas antes si quieres.

Sigue siendo tuyo: lo que se sale de lo normal. Un descuento que has pactado de palabra o un trabajo a medias no está escrito en ningún sitio, así que eso lo decides tú.

¿Se puede con lo mío?

Tres preguntas para saberlo:

• ¿Lo haces cada semana, o cada día?
• ¿Sigue siempre los mismos pasos?
• ¿Copias datos que ya están escritos en otro sitio?

Si contestas que sí a dos, casi seguro que se puede. Y casi siempre con lo que ya usas: tu correo, tu hoja de cálculo o tu programa de facturas. No hace falta cambiar de herramientas.

Lo que casi nunca compensa es lo que haces dos veces al año, o lo que cada vez es distinto. Montarlo cuesta algo de trabajo al principio, y si la tarea apenas se repite, no se recupera nunca. Eso también te lo digo.

Antes de nada, haz la cuenta

Lo que suele sorprender son las horas. Diez minutos cada día no parecen nada; a lo largo del año son muchas tardes.

He preparado una calculadora con estas tareas ya marcadas. Cambia cada cuánto las haces y cuánto tardas, y te dice cuánto de tu semana se puede hacer solo. Todo pasa en tu navegador: no guardo nada.

Si no estás seguro, o lo tuyo no está en la lista, cuéntamelo. Si no compensa, te lo digo.